O acesso ao prontuário e às informações clínicas é um direito do paciente, bem como o resguardado pela confidencialidade e sigilo destes dados. O profissional da área saúde deve assegurar que as informações do prontuário e de todos os detalhes do tratamento de saúde sejam protegidas. A quebra do sigilo é de responsabilidade tanto dos profissionais da área da saúde quanto da instituição.
Pautado na defesa dos direitos e responsabilidades, o Complexo de Saúde Erasto Gaertner apresenta as diretrizes para o processo de liberação de cópia de prontuário único e/ou laudo de exame dos Serviços Auxiliares de Diagnósticos e Terapias (SADTs), exceto nos casos de exame de sangue vinculados ao Laboratório de Análises Clínicas.
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Diretrizes Gerais
- Qual setor é responsável pela entrega do prontuário/laudo solicitado?
- O Serviço de Arquivo Médico (SAME). O assistente administrativo do setor selecionará os documentos para entrega.
- Como o prontuário/laudo será entregue?
- Os documentos serão impressos para a entrega presencial (necessário agendamento para retirada) ou encaminhados em formato PDF por meio eletrônico (e-mail), exclusivamente enviados pelo contato oficial: docsame@erastogaertner.com.br
- Qual o prazo para a retirada do prontuário/laudo?
- O prazo para que o SAME providencie a cópia solicitada dos documentos é de até 15 (quinze) dias corridos.
- Quanto tempo o prontuário/laudo permanece aguardando para retirada?
- Por um período de 30 (trinta) dias corridos. Depois, a documentação será eliminada.
- O que é exigido na retirada da documentação
- Quando a retirada for presencial é obrigatório o preenchimento do termo FORM INT SAME Nº 014 que permanecerá, depois de assinado pelo paciente ou por seu responsável legal, anexado ao prontuário junto ao software de cadastro e gestão hospitalar. Sendo enviado eletronicamente, será guardado a cópia do e-mail enviado ao solicitante.
- Caso o pedido seja realizado de forma eletrônica (e-mail), tanto o outorgado (advogado) quanto o outorgante (paciente) deverão encaminhar a procuração devidamente assinada, uma cópia legível do documento de identidade do outorgado (advogado), uma cópia legível do documento de identidade do outorgante (paciente), uma foto nítida (selfie) do outorgado (advogado) segurando seu documento de identidade e uma foto nítida (selfie) do outorgante (paciente) segurando seu documento de identidade. A solicitação deve ser realizada diretamente pelo link https://same.erastogaertner.com.br/ ou por e-mail. Essas medidas são necessárias para confirmar tanto a legitimidade das partes envolvidas quanto a autenticidade dos documentos apresentados.
- Qual o custo para a retirada?
- Quando solicitada a impressão ou a cópia física, o SAME gera o documento para que o paciente ou familiar possa realizar o pagamento junto à tesouraria. Após o pagamento, ele deve retornar ao SAME com o comprovante de quitação e retirar as cópias.
DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA RETIRADA
- Na solicitação de cópia de prontuário/laudo pelo próprio paciente:
- Sendo o pedido presencial, ocorre a conferência dos dados do paciente através da apresentação de documento pessoal original – RG; CNH; Passaporte; Carteira de Trabalho; – com os dados de cadastro no software de cadastro e gestão hospitalar.
- Sendo o pedido realizado de forma eletrônica (e-mail), o paciente deve encaminhar, juntamente com a solicitação, uma cópia (legível) do documento pessoal – RG; CNH; Passaporte; Carteira de Trabalho; – e uma foto nítida (selfie) empunhando esse documento de identificação, para que seja confirmada tanto legitimidade da pessoa, quanto a autenticidade do documento. A solicitação deve ser realizada diretamente pelo link https://same.erastogaertner.com.br/, ou pelo e-mail: docsame@erastogaertner.com.br.
- Solicitação de cópia de prontuário/laudo por familiar do paciente:
- a) Sendo o pedido presencial, ocorre a confirmação dos dados do solicitante e a comprovação da relação de parentesco – conforme discriminada nos Arts. 1.591 e 1592 do Código Civil – entre ele e o paciente, com:1º) Comprovante que justifique a impossibilidade de o próprio paciente requerer a retirada do prontuário: autorização expressa do paciente (uma carta escrita e assinada pelo paciente – conforme assinatura do RG – indicando o nome completo do familiar que irá iniciar o processo de retirada).2º) Entrega de documento pessoal original e em estado legível do solicitante: RG; CNH; Passaporte; Carteira de Trabalho; Certificado de Dispensa de Incorporação (“Certificado de Reservista”).3º) Análise do documento pessoal do solicitante em conformidade com os dados de cadastro do paciente no software de cadastro e gestão hospitalar.b) Para pedidos realizados de forma eletrônica (e-mail), ocorre a confirmação dos dados do solicitante e a comprovação do grau de parentesco entre ele e o paciente para garantir tanto legitimidade da pessoa, quanto a autenticidade do documento, com:1º) O envio de uma cópia (legível) do documento de identidade do paciente e uma cópia (legível) do documento de identidade do familiar;2º) O envio de uma foto pessoal nítida (selfie), tanto do paciente, quanto do familiar, cada um em sua foto privada, empunhando seu documento de identidade. A solicitação deve ser realizada diretamente pelo link https://same.erastogaertner.com.br/, ou pelo e-mail: docsame@erastogaertner.com.br.
- Solicitação de cópia de prontuário/laudo por tutor de paciente incapaz:
- a) Sendo o pedido presencial, ocorre a conferência dos dados do solicitante, com:1º) Apresentação de documentação pessoal – RG; CNH; Passaporte; Carteira de Trabalho – e, também, documentação legal que comprove a curatela;2º) A comprovação do paciente através de documento pessoal original com os dados de cadastro no software de cadastro e gestão hospitalar;b) Sendo o pedido realizado de forma eletrônica (e-mail) ocorre a confirmação dos dados do solicitante e a comprovação da curatela para garantir tanto legitimidade da pessoa, quanto a relação com o paciente, com:1º) Encaminhamento, juntamente com a solicitação, do documento legal que comprove a curatela ou, no caso de pacientes menores, a certidão de nascimento da criança; ou uma cópia (legível) do documento de identidade do paciente (adulto incapaz);2º) Encaminhamento de uma foto nítida (selfie), tanto do paciente (adulto incapaz), quanto do curador (responsável legal), cada um em sua foto empunhando seu documento de identidade. No caso de pacientes menores de 18 (dezoito) anos, a fotografia do paciente é dispensável, bastando a do genitor ou responsável legal requerente. A solicitação deve ser realizada diretamente pelo link https://same.erastogaertner.com.br/, ou pelo e-mail: docsame@erastogaertner.com.br.
- Solicitação de cópia de prontuário/laudo por procuração:
- a) Sendo o pedido presencial, será feira a conferência dos dados do outorgado e da procuração e do paciente através do documento pessoal com os dados de cadastro no software de cadastro e gestão hospitalar;b) Sendo o pedido realizado de forma eletrônica (e-mail), o outorgado (advogado) deve encaminhar, juntamente com a procuração devidamente assinada, uma cópia (legível) do documento de identidade do OUTORGADO (Advogado), uma cópia (legível) do documento de identidade do outorgante (cliente) e uma foto nítida (selfie) empunhando seu documento de identidade, para que seja confirmada tanto legitimidade da pessoa, quanto a autenticidade do documento. A solicitação deve ser realizada diretamente pelo link https://same.erastogaertner.com.br/, ou pelo e-mail: docsame@erastogaertner.com.br.
- Solicitação de cópia de prontuário/laudo para paciente que já foi a óbito:
- Em todos os pedidos anteriores, junto à documentação já citada, em caso em que o paciente já tenha ido a óbito, é necessário o envio de uma cópia da Certidão de Óbito.
Por que o Complexo de Saúde Erasto Gaertner segue estas diretrizes?
Para resguardar a segurança na troca de informações pessoais e prezar pelo sigilo dos dados de todos os pacientes.
O descumprimento das recomendações descritas pode ocasionar no envio ou na entrega de documentos sigilosos para pessoas indevidas ou não autorizadas para tal acesso.
O objetivo é preservar a privacidade dos pacientes em todos os procedimentos realizados pela instituição. Para tanto, medidas de segurança que visam mitigar os riscos de violação da informação são preconizadas.
Saori Lucia Fukui
Equipe Anestesiologia 
Sergio Bruno Bonatto Hatschbach
Serviço de Ginecologia e Mama 
Simoni Ramos Shiomi
Equipe Anestesiologia 
Susan Louise Kakitani Takata
Endoscopia 
Thais Ferrari da Cruz
Serviço de Torax 
Thiago Ferreira Bartholomei
Endoscopia 
Tiago Galvão Feronato
Equipe Anestesiologia 
Vinicius Basso Preti
Serviço de Torax 
William Massami Itikawa
Cirurgia Plástica 
Willian Phillip Pereira da Silva
Cirurgia Bucomaxilofacial