O acesso ao prontuário e às informações clínicas é um direito do paciente, bem como o resguardado pela confidencialidade e sigilo destes dados. O profissional da área saúde deve assegurar que as informações do prontuário e de todos os detalhes do tratamento de saúde sejam protegidas. A quebra do sigilo é de responsabilidade tanto dos profissionais da área da saúde quanto da instituição.
Pautado na defesa dos direitos e responsabilidades, o Complexo de Saúde Erasto Gaertner apresenta as diretrizes para o processo de liberação de cópia de prontuário único e/ou laudo de exame dos Serviços Auxiliares de Diagnósticos e Terapias (SADTs), exceto nos casos de exame de sangue vinculados ao Laboratório de Análises Clínicas.
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Qual setor é responsável pela entrega do prontuário/laudo solicitado?
O Serviço de Arquivo Médico (SAME) é responsável pela conferência da documentação apresentada, validação da legitimidade do solicitante e disponibilização do prontuário ou laudo solicitado.
Como o prontuário/laudo será entregue?
Os documentos serão impressos para a entrega presencial (necessário agendamento para retirada) ou encaminhados em formato PDF por meio eletrônico (e-mail), exclusivamente enviados pelo contato oficial: docsame@erastogaertner.com.br ou solicitados via portal do paciente.
Porque temos a coleta dos documentos e da Selfie?
A coleta da imagem tem como finalidade exclusiva a validação da identidade do solicitante e prevenção de acessos indevidos a informações de saúde, nos termos da Lei nº 13.709/2018 (LGPD), quando o pedido é realizado de forma eletrônica.
Qual o prazo para a retirada do prontuário/laudo?
O prazo para que o SAME providencie a cópia solicitada dos documentos é de até 30 (trinta) dias úteis, quando solicitado para retirada presencial e 5 dias úteis para solicitações por meio eletrônico.
Os prazos poderão ser prorrogados em situações excepcionais, mediante comunicação ao solicitante.
Quanto tempo o prontuário/laudo permanece aguardando para retirada?
Por um período de 60 (sessenta) dias corridos. Depois, a documentação será eliminada.
O que é exigido na retirada da documentação?
Quando a retirada for presencial é obrigatório o preenchimento do Termo de Retirada da Cópia do Prontuário (LPCC-SME-TCL-001 e LPCC-SME-TCL-002) que permanecerá, depois de assinado pelo paciente ou por seu responsável legal, anexado ao prontuário junto ao software de cadastro e gestão hospitalar. Sendo enviado eletronicamente, será guardado a cópia do e-mail enviado ao solicitante.
Qual o custo para a retirada?
Não há custo para tal serviço em conformidade ao Estatuto dos Direitos do Paciente (Lei nº 15.378/2026) e Resolução CFM nº 2.314/2022.
Na solicitação de cópia de prontuário/laudo pelo próprio paciente:
Sendo o pedido presencial, ocorre a conferência dos dados do paciente através da apresentação de documento pessoal original - RG; CNH; Passaporte; Carteira de Trabalho; - com os dados de cadastro no software de cadastro e gestão hospitalar.
Sendo o pedido realizado de forma eletrônica (portal - área do paciente ou e-mail), o paciente deve encaminhar, juntamente com a solicitação, uma cópia (legível) do documento pessoal - RG; CNH; Passaporte; Carteira de Trabalho; - e uma foto nítida (selfie) empunhando esse documento de identificação, para que seja confirmada tanto legitimidade da pessoa, quanto a autenticidade do documento. A solicitação deve ser realizada diretamente pelo link https://same.erastogaertner.com.br/, ou pelo e-mail: docsame@erastogaertner.com.br.
Solicitação de cópia de prontuário/laudo por familiar do paciente:
Sendo o pedido presencial, ocorre a confirmação dos dados do solicitante e a comprovação da relação de parentesco - conforme discriminada nos Arts. 1.591 e 1592 do Código Civil - entre ele e o paciente, com:
Para pedidos realizados de forma eletrônica (portal - área do paciente ou e-mail), ocorre a confirmação dos dados do solicitante e a comprovação do grau de parentesco entre ele e o paciente para garantir tanto legitimidade da pessoa, quanto a autenticidade do documento, com:
Solicitação de cópia de prontuário/laudo por tutor de paciente incapaz:
Sendo o pedido presencial, ocorre a conferência dos dados do solicitante, com:
Sendo o pedido realizado de forma eletrônica (portal - área do paciente ou e-mail) ocorre a confirmação dos dados do solicitante e a comprovação da curatela para garantir tanto legitimidade da pessoa, quanto a relação com o paciente, com:
Solicitação de cópia de prontuário/laudo por procuração:
Sendo o pedido presencial, será feita a conferência dos dados do outorgado e da procuração e do paciente através do documento pessoal com os dados de cadastro no software de cadastro e gestão hospitalar;
Sendo o pedido realizado de forma eletrônica (portal - área do paciente ou e-mail), o outorgado (advogado) deve encaminhar, juntamente com a procuração devidamente assinada, uma cópia (legível) do documento de identidade do OUTORGADO (Advogado), uma cópia (legível) do documento de identidade do outorgante (cliente) e uma foto nítida (selfie) empunhando seu documento de identidade, para que seja confirmada tanto legitimidade da pessoa, quanto a autenticidade do documento. A solicitação deve ser realizada diretamente pelo link https://same.erastogaertner.com.br/, ou pelo e-mail: docsame@erastogaertner.com.br.
Solicitação de cópia de prontuário/laudo para paciente que já foi a óbito:
Em todos os pedidos anteriores, junto à documentação já citada, em caso em que o paciente já tenha ido a óbito, é necessário o envio de uma cópia da Certidão de Óbito.
Os documentos recebidos por meio eletrônico (e-mail) são armazenados pelo Complexo de Saúde Erasto Gaertner pelo período de 90 (noventa) dias, contados a partir da data de envio. Após esse prazo, os arquivos poderão ser descartados, em conformidade com as diretrizes institucionais de segurança da informação e proteção de dados.
Para resguardar a segurança na troca de informações pessoais e prezar pelo sigilo dos dados de todos os pacientes.
O descumprimento das recomendações descritas pode ocasionar no envio ou na entrega de documentos sigilosos para pessoas indevidas ou não autorizadas para tal acesso.
O objetivo é preservar a privacidade dos pacientes em todos os procedimentos realizados pela instituição. Para tanto, medidas de segurança que visam mitigar os riscos de violação da informação são preconizadas.
O tratamento dos dados pessoais realizados durante o processo de solicitação e entrega de prontuário observará a Lei nº 13.709/2018 (LGPD), sendo utilizados exclusivamente para validação da identidade do solicitante, prevenção de fraudes, proteção do sigilo médico e cumprimento de obrigações legais.
